數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)應具備各門類檔案資料的鑒定處置功能,應具備對各種檔案資料以及相關業(yè)務情況的統(tǒng)計管理功能。統(tǒng)計報告應支持實體檔案、數(shù)字檔案資源室藏量的統(tǒng)計,應能靈活設定統(tǒng)計條件,包括:檔案門類、保管期限、格式、大小、時間長度、類、卷、件、存儲載體等;應支持檔案利用情況統(tǒng)計,包括:利用檔案的職能部門及人次、利用實體檔案和數(shù)字檔案門類及數(shù)量、數(shù)字檔案下載瀏覽量等;應能按照統(tǒng)計年報要求,通過統(tǒng)計報表、柱圖、餅圖或曲線等各類方式顯示、打印統(tǒng)計報告。管理工作的實施,應達到確保檔案安全、提高其檔案數(shù)字化成果質量、提高工作效率的目標。浙江智慧數(shù)字檔案館建設內(nèi)容包括
數(shù)字檔案室的鑒定處置應支持各種類型的檔案鑒定任務,包括檔案密級或保管期限變更,檔案續(xù)存、銷毀、移交等,應支持檔案管理人員依據(jù)書面鑒定報告,通過直接修改密級、保管期限等著錄字段,執(zhí)行銷毀、移交功能,完成檔案鑒定處置任務;或根據(jù)實際需求,具備鑒定處置工作流功能,應能支持鑒定審批流程的配置、實施,包括發(fā)起鑒定任務、實施鑒定、審批鑒定意見、觸發(fā)處置功能等;應留存銷毀記錄,包括銷毀授權、銷毀內(nèi)容、銷毀執(zhí)行人、銷毀時間等;應能生成符合《電子檔案移交與接收辦法》及同級國家綜合檔案館要求的電子檔案移交數(shù)據(jù)包。重慶學校數(shù)字檔案室建設包括哪些在紙質檔案數(shù)字化工作開展的現(xiàn)在,科學規(guī)范的管理工作對確保數(shù)字化成果質量和工作效率具有重要的意義。
隨著信息技術的深入發(fā)展和廣泛應用,建設數(shù)字檔案館(室)已成為檔案工作提質增效與創(chuàng)新發(fā)展的必由之路。建設符合社會、企業(yè)信息化發(fā)展要求的數(shù)字樣板檔案館(室),有利于整合信息資源,增強檔案信息管理與服務能力,提高管理水平。樣板檔案室的建設主要滿足3個目標:首先,建成符合標準規(guī)范的檔案管理模式,包括檔案信息化配套軟件,在檔案收、管、存、用四個方面為數(shù)字檔案的建設提供有力支撐;第二,建成可以復制和推廣的檔案管理模式;第三,建成可促進機關單位、企業(yè)規(guī)范運營和風控的檔案管理模式。
數(shù)字檔案室實體檔案門類的擴展管理,應能擴展管理新增的實體檔案門類,且具備新增實體檔案門類的分類、編目、著錄、檢索、利用、鑒定、處置、統(tǒng)計、移交、審計、用戶管理等一系列功能。分類方案的擴展管理,應能靈活配置各門類檔案資料分類方案,支持對檔案門類、年度、機構或問題、保管期限等著錄項值域的擴展定義,尤其是多級機構或問題分類方案的擴展配置。元數(shù)據(jù)方案的擴展管理,應能適度擴展設置電子檔案管理所需的元數(shù)據(jù)元素;應能根據(jù)同級國家綜合檔案館的要求,配置生成基于可擴展標記語言(XML)格式的電子檔案及其元數(shù)據(jù)移交數(shù)據(jù)包。數(shù)字檔案資源建設逐步成為各級各類檔案館基礎業(yè)務建設的一項重要內(nèi)容。
數(shù)字檔案館解決方案是依據(jù)《數(shù)字檔案室建設指南》、《數(shù)字檔案室建設評價辦法》等相關標準規(guī)范指引,面向高校、企事業(yè)、機關單位等多行業(yè)進行檔案信息化建設的整體解決方案。方案覆蓋各行業(yè)檔案局(館)、檔案科室的綜合檔案、聲像檔案、學籍檔案、人事檔案等各類型檔案的收集、管理、保存以及利用的全套信息化信息建設,實現(xiàn)數(shù)字檔案的集中收集與歸檔、統(tǒng)一規(guī)范管理;實現(xiàn)電子檔案的長期保存,實現(xiàn)檔案業(yè)務的流程化與網(wǎng)絡化,提升檔案服務的質量和利用效率。檔案行業(yè)的探索也從未停止,從國家檔案局到各地檔案部門,檔案**到基層檔案工作者。遼寧數(shù)字檔案館概念
一是建議紙質檔案數(shù)字化全部掃描,不建議進行挑掃;二是保護檔案原件。浙江智慧數(shù)字檔案館建設內(nèi)容包括
數(shù)字檔案室聲像類電子文件的采集應支持電子文件形成部門或檔案部門上傳或掛接照片、錄音、錄像等聲像類電子文件,自動提取形成時間和背景、結構元數(shù)據(jù),建立電子文件與元數(shù)據(jù)之間的關聯(lián)??萍己蛯I(yè)類電子文件的接收采集各種科技、專業(yè)類電子文件的接收采集功能基本參照文書類電子文件。有其他專門規(guī)定的,從其規(guī)定。數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)應支持電子文件的分類、編目、命名和存儲,完成電子文件的歸檔保存,輔助完成紙質等傳統(tǒng)載體歸檔文件的分類、編目工作。浙江智慧數(shù)字檔案館建設內(nèi)容包括
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